Meine Station wurde mit März 2024 ausgewählt, das digitale Fahrtenbuch als erstes Team innerhalb der Caritas ausgiebig zu testen. Ich selbst beschäftige mich gerne mit technischem Fortschritt und habe mich darauf gefreut. Schon vor meiner Zeit in der Caritas durfte ich im Burgenland ein System für die digitale Kilometererfassung nutzen.  Deshalb kenne ich die Vorteile schon und finde es einen guten und wichtigen Schritt der Organisation.

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​Die Vorteile des digitalen Fahrtenbuchs

Die Vorteile des Systems sind für mich als Führungskraft der Pflege Zuhause Schwechat klar. Weit weniger Papierwirtschaft, was gut für die Umwelt, aber vor allem gut für die Übersicht ist. Durch die digitale Komponente ist die Kontrolle in der internen Revision leichter, womit die Vorgaben zur Verrechnung mit Fördergebern und dem Land Niederösterreich einfacher einzuhalten sind. Ich kann von überall auf das System zugreifen und die Archivierung der Fahrtenbücher geht automatisch und ist leicht zu finden.

Als Ersatzmitglied im Betriebsrat ist mir auch wichtig, die Privatsphäre der Mitarbeiter:innen zu wahren. Das digitale Fahrtenbuch verzichtet gänzlich auf Routentracking via GPS (Anmerkung SobIT: Routentracking via GPS wäre wenn gewünscht, jedoch möglich).

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Es braucht Einarbeitungszeit

Natürlich ist so ein Umstieg wie jeder Change-Prozess mit unterschiedlichsten Herausforderungen verbunden. Vieles wurde jedoch vorab ausgehebelt. Denn das digitale Fahrtenbuch wurde direkt in Platon und UPI integriert. Hier kam also nicht noch ein zusätzliches Medium zum Einsatz, sondern man konnte sich schnell in die neue Umgebung einfinden.

Gerade zu Beginn können natürlich Fehler passieren – vor allem mit der Handhabung. Doch wenn alle gut in das System eingearbeitet sind, wird es besser, effizienter und angenehmer sein als je zuvor. Auf der technischen Seite gibt es noch Luft nach oben, zum Beispiel bei Filtermöglichkeiten und bessere Gestaltung für Nutzer*innen. Ich bin aber zuversichtlich, dass es hier noch große Fortschritte geben wird. Manches braucht halt seine Zeit und wir sind froh, dass uns SobIT zur Seite steht.

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Ausblick auf nächste Versionen​

​Für die nächsten Versionen haben wir daher beispielsweise das Einfügen von Zwischenzielen und das Abhandeln der KFZ-Sichtkontrolle geplant. Wir prüfen außerdem die Möglichkeit der Digitalisierung der Tankbelege.

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